第一章 总 则
第一条 为提高工作效率，规范OA办公系统（以下简称OA系统）使用，结合学校实际，制定本办法。
第二条 推行OA系统，旨在保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高部门自身与部门之间协同工作的效率，最终推进管理工作朝着系统化、标准化和规范化的方向发展。
第三条 OA系统是学校信息化建设的重要组成部分，是学校实现办公自动化的基础平台，包括公文管理、会议管理、事务管理、个人办公、公共服务、资源管理等功能模块。
第二章 组织机构与职责
第四条 OA系统运行由学校集中统一管理，学校办公室负责日常运行；信息化部门负责技术支持和系统维护；各部门负责本部门信息管理、公文收发及反馈意见建议等工作。
第五条 学校办公室设OA系统联络员，负责系统日常运行的管理与监督，指导各部门操作OA系统。信息化部门设OA系统管理员，负责保障系统正常运行和技术支持与维护。
第六条 学校各部门是OA系统的使用部门，部门负责人分管本部门OA工作。同时须指定一名OA系统联络员，负责公文等信息资料的接收、处理、传送、存档等工作，以及本部门工作人员的培训和日常维护等工作。
第七条 各部门分管OA系统负责人职责：
（一）负责部门OA系统使用管理。
（二）组织完成学校OA系统建设和应用推广的各项任务。
（三）负责组织本部门使用OA系统人员的培训。
（四）负责本部门OA系统的安全和保密工作。
（五）对本部门OA系统联络员的工作进行督促和检查。
（六）负责本部门OA系统工作的其他有关事宜。
第八条 各部门OA系统联络员职责：
（一）负责各类文件和资料的传递、分发、清理及内部归档等工作。
（二）负责本部门与其他部门在OA系统中非涉密信息的互相传递（发送、接收）工作，确保信息处理及时、准确、畅通。
（三）负责本部门在OA系统中信息的日常维护及相关事宜的协调处理工作。
（四）确保本部门办公OA系统安全、畅通。
（五）接受学校办公自动化建设和应用管理部门的业务指导，并具体负责培训和指导本部门其他人员对OA系统的使用操作。
（六）处理本部门办公自动化工作其他事务。
第三章 系统的用户管理
第九条 各部门OA系统联络员必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规，尽职工作，确保工作质量。
第十条 OA系统使用对象为学校全体教职员工（以下统称“用户”）。每个用户均在系统中分配唯一实名制账户。用户统一从学校官方网站信息门户登录进入OA系统。
第十一条 所有用户要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，严格按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作；必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档、其他非工作信息等录入OA系统。
第十二条 各部门负责人出差、请假期间，原则上应保持正常的电子政务处理操作；如受网络条件或者其他条件制约无法进行正常的电子政务处理操作，应于出差或请假前，将该期间内对应于自己的操作权限委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切义务。
第十三条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户，因使用部门名称、用户出现变更、撤销、合并等情况需要在OA系统中做相应处理的，由人事部门负责学校人事管理系统的管理员直接处理或提供相关资料到信息化部门处理。
第十四条 用户的操作权限由学校办公室OA系统联络员根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。
第十五条 各用户应妥善保管自己的帐户资料。登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时报告本部门OA系统联络员，由OA系统联络员联系信息化部门OA系统管理员重置。
第十六条 相关部门若需在OA系统建立工作流程的，须到学校办公室报批后，由信息化部门建立并调试。
第四章 公文管理
第十七条 OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规则等须按照学校现有的公文处理有关规定办理。
第十八条 上级和非隶属单位普通来文，由学校办公室收文或扫描进行数字化后导入OA系统，由系统收文管理启动该文办理流程。
第十九条 学校通过OA系统下发给各部门负责人的公文等资料，应及时分发和传达给部门所有教职工。公文办理每一环节的办理人原则上在24小时内完成相应办理流程，并及时提交给下一环节的办理人员。如下一环节有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定选择正确的发送对象发送。
第二十条 各部门在OA系统中发布的通知公告，应由部门负责人审核。各部门负责人对本部门在OA系统中发布的消息的准确性和严肃性负责，通知公告内容不得发布部门简报或信息。
第二十一条 学校电子公文归档实行纸质载体（包括文件和发文笺）和电子文档双套归档制。各部门在OA系统上运行的电子公文，办结后统一由本部门OA系统联络员归档。其他与OA系统有关的电子文档按学校档案管理规定归档。
第二十二条 OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。各部门可以从OA系统中打印公开发布的公文，被打印出来的电子公文具有同等效力。
第二十三条 学校对外发文的报送如采用纸质形式，办理过程仍需通过OA系统完成。
第二十四条 涉密公文及有关资料不得通过OA系统办理，如违反规定并造成严重泄密等事故的，依据相关法规及学校有关规定进行责任追究。
第二十五条 不得在OA系统上发布与工作无关的通知公告和邮件，一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私。
第二十六条 为保证工作时效性，所有用户应及时登录OA系统。原则上工作日每天至少登录OA系统2次（上午、下午各1次），以便办理相关业务。
第五章 安全保密与应急处理
第二十七条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》的有关规定。
第二十八条 所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第二十九条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
第三十条 所有用户应保管好自己的帐号、密码，以防他人有意或无意打开系统获取信息，恶意增删资料或干扰公文运转。
第三十一条 所有使用该系统的人员均有保密的责任，不得随意发布涉及国家和学校机密以及其他不宜发布的信息。
第三十二条 当OA系统出现故障，应及时通知信息化管理部门，查明原因，排除故障。
第三十三条 信息化管理部门应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第六章 责任与处罚
第三十四条 为保障OA系统的正常运行，所有用户应遵照本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。
第三十五条 违反本管理办法规定，导致学校OA系统不能正常运转的部门和个人，学校可根据情节轻重给予通报批评和责任追究。
第七章 附 则
第三十六条 本办法自发布之日起实行，由学校办公室负责解释。原学校《OA系统使用管理办法（试行）》（渝商职院发〔2017〕8号）同时废止。
