第一章 总 则
第一条 为规范学校归档文件整理，根据《重庆市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）有关规定，结合学校实际，制定本细则。
第二条 适用范围
本细则适用于各部门、二级学院应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可参照执行。其他有特殊规定的，从其规定。
第二章 相关定义
第三条 归档文件。是指学校在各项职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
第四条 整理。是指将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
第五条 件。是指归档文件的整理单位。
第六条 档号。是指在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
第三章 整理原则
第七条 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和利用；符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理；保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四章 纸质归档文件的整理
纸质归档文件整理，包括组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架等程序。
第八条 组件
（一）件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文与附件为一件；文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议文件每份为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来（去）文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般各为一件，也可合为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单与收文为一件，发文稿纸与正本、定稿为一件。
（二）件内文件排序
归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；复文在前，来（去）文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸、定稿依次在后。
第九条 修整
归档文件的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。装订前，应对不符合要求的文件材料予以修整。已破损的，按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易褪变的，予以复制。归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
第十条 装订
（一）归档文件以件为单位，用不锈钢订书钉装订。
订位在两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，骑缝钉订在折缝线上，平钉订在距装订边外侧7～10mm处，确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。
（二）归档文件装订应做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。纵向文件左侧和底边对齐，左侧装订；横向文件左侧和上边对齐，上边装订。
第十一条 分类
采用“年度─问题─保管期限”的方法进行三级分类。
年度。是按文件形成的年度，跨年度一般应以文件签发日期为准；对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年；来（去）文与复文跨年度并作为一件的，归入复文年；当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项说明。
问题。是指文件内容所反映的问题。
保管期限。根据学校文件材料归档范围和档案保管期限规定，将同一年度的归档文件划分为永久、30年、10年的保管期限。
第十二条 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内（保管期限），按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。
同一年度、问题的归档文件按永久、30年、10年分别拉通排列。
第十三条 编号
（一）归档文件应按照文件分类方案和排列顺序编写档号，档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
（二）档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开，如“1348-WS·2015-D30-0001”。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识；年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。
保管期限：归档文件的保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
件号：同一年度同一问题同一保管期限的归档文件从“0001”开始编制的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识；不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。
第十四条 编页
归档文件以件为单位，从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。
归档文件原编页码与拟编页码相同的，可不另编页码。
第十五条 加盖归档章
归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项（见附录B）。全宗号、年度、保管期限、问题、件号填写同档号结构格式要求，件号前不用0补位；页数填写该件归档文件总页数，用阿拉伯数字标识。
第十六条 编目
（一）归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索；来（去）文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来（去）文内容。
（二）归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。目录表格采用A4幅面，页面横向设置（见附录B图B1）。
序号：填写归档文件顺序号。
档号：按照4.6.2规定编制。
文号：文件的发文字号，包括发文机关代字、发文年度（用方括号“[ ]”括入）、发文顺序号。没有文号的，不用标识。
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者应当使用全称或规范化简称，3个以上单位联合发文填写主办、主要单位和本单位三个责任者，其中中间用“、”分隔，被省略的责任者用“等”表示。责任者是个人的，只填姓名不填职务。没有责任者的应当进行考证，考证出的责任者外加方括号“[ ]”，考证不出的留空。
题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20180604。当形成时间未标注或无法考证时，日期项不填，考证出的时间外加方括号“[ ]”。
密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
备注：注释文件需说明的情况。
（三）归档文件目录应由系统生成或使用电子表格进行编制，除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限，其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
第十七条 装盒
将归档文件按档号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、问题、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
（一）档案盒
档案盒应采用无酸纸制作。
档案盒封面应标明全宗名称，其外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录C 图C1）。
档案盒盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项（见附录C图C2）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格，件号不用“0”补足；盒号即档案盒的排列顺序号，日常管理中，盒号可不填，也可用铅笔编制，以便更改。
（二）备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录D）。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。
整理日期：归档文件整理完成日期。
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。
检查日期：归档文件检查完毕的日期。
第十八条 排架
（一）归档文件整理完毕装盒后，每年形成的档案按问题序列依次上架。
（二）排架方法应保持稳定；排架时应预留空间，避免频繁倒架。
第五章 归档电子文件的整理要求
第十九条 归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本细则“纸质归档文件的整理要求”相关规定。
电子文件的编号，可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
第二十条 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。
第二十一条 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统。
第六章 附 则
第二十二条 本细则自公布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。
