第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《高等学校档案管理办法》（教育部 国家档案局令第27号）规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案是指学校从事教学、科研、管理活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校的基础性工作，对反映和维护学校历史真实面貌具有重要作用，应当加强管理，纳入学校整体发展规划。
第四条 学校档案工作由党委领导，分管档案工作校领导协助党委主要负责同志开展档案工作。
主要职责：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，建立学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题；
（五）其他档案相关工作。
第二章 机构设置与人员配备
第五条 学校设档案室，隶属学校办公室，从事学校档案管理工作。同时接受上级部门对档案工作的业务指导、监督和检查。档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构。
第六条 档案室管理职责
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校专（兼）职档案员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展档案工作的学术研究和交流活动。
第七条 学校各部门、二级学院负责人直接分管本部门的档案工作，设专（兼）职档案员，具体负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。
各部门、二级学院档案工作的主要内容：
（一）组织制订本部门档案工作的规章制度，把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围；
（二）配备政治、业务素质过硬的专（兼）职档案员，并保持相对稳定；
（三）组织本部门人员学习、执行档案工作的规章制度；
（四）监督、检查本部门文件材料收集、整理、组件、归档验收的全过程；
（五）检查本部门专（兼）职档案员履行职责情况，为本部门档案工作解决实际困难提供必要条件。
专（兼）职档案员职责：
（一）负责本部门文件材料的收集、整理、组件、归档和保管工作，确保归档文件材料的完整性、准确性、系统性；
（二）积极参加业务学习和学术交流，掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平；
（三）负责本部门留存档案的保管和利用；
（四）加强与档案室的联系，积极提出改进工作的意见和建议，主动接受档案室的业务指导和督促检查；
（五）本部门工作人员发生工作变动时，督促其做好文件材料的移交工作；
（六）注意文件材料的安全和保密工作。
第八条 学校根据办学规模、室藏档案数量及工作任务确定人员编制或岗位数。
第九条 学校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备一定的档案业务知识、相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十条 学校档案室的档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受教学、科研和管理人员同等待遇。
第十一条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规有关规定采取有效防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。
第三章 档案管理
第十二条 建立健全档案工作的考核检查制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十三条 纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。文件材料归档范围为：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关和学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关和学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》〔（87）教办字016号〕执行。
（五）科研类：按重庆市档案局、重庆市科学技术局发布的《关于转发<科学技术研究档案管理规定>的通知》（渝档发﹝2020﹞15号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、院报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按照《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)、《重庆市会计档案整理规则》（渝档发〔2019〕24号）和学校相关规定执行。
第十四条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门、二级学院专（兼）职档案员按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理，编制件号，制作卷内目录，交本部门专（兼）职档案员检查合格后向档案室移交。
第十五条 归档的档案材料质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。
经整理后无需归档的文件资料和学校日常工作中产生的内部或工作秘密文件资料，由学校统一交到指定地点销毁。
第十六条 学校档案材料归档时间为：
（一）按自然年度归档的，部门、二级学院于每年6月30日前将上一年应归档的档案移交档案室；
（二）按教学年度归档的，部门、二级学院于每年寒假前将上一学年应归档的档案移交档案室；
（三）基建档案在项目完成后1年内由基建管理部门按要求整理后移交档案室。会计档案由财务部门按要求整理，并按学校《会计档案管理办法》规定移交档案室。合同档案由党政办公室按学校《合同管理办法》有关要求整理后移交档案室，各有关处室按照《合同管理办法》有关规定做好职责范围内的合同档案归档并妥善保存。专项工作档案在工作结束后3个月内由专项工作牵头部门（二级学院）按有关要求整理后移交档案室。
（四）干部人事、科研档案等按规定存放在相应业务部门，业务部门应完善档案管理制度，做好档案整理归档保存工作，并于每年6月30日前将上一年度归档文件目录交档案室备案。
第十七条 档案室对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第十八条 档案室按照国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》确定档案材料的保管期限（附件1）。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报党委主要负责同志批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十九条 档案室采用先进的档案保存技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十条 学校各部门、二级学院负责保管的档案，在学校需要时，提供所需档案的原件或复印件。
第二十一条 学校与其他单位分工协作完成的项目，由参与人员将学校承担任务部分的档案原件和协作单位承担任务的档案复制件收集整理后移交档案室。
第二十二条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料，按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案室可通过征集、代管等形式进行管理。
第二十三条 档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向党委主要负责同志报告，及时处理。
建立、健全档案库房技术管理工作的有关规章制度，并由专人负责管理。
第二十四条 档案室认真执行档案统计年报制度，按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第二十五条 档案室应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属于下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十六条 校内外单位或个人查阅开放档案时，凭单位介绍信或本人有效身份证件，到档案室履行相关登记手续后，方可查阅。
境外组织或个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案，填写《未开放档案借阅审批表》（附件2），经档案管理部门负责人和分管档案工作校领导审批。涉及未公开的技术问题，经档案形成部门或技术成果享有者同意，必要时报请党委主要负责同志审批。涉及干部任免和处分、机构设置、党委会会议纪要等，还应当经档案形成部门负责人和党委主要负责同志审批。涉及人事、财务、院长办公会会议纪要等，还应当经档案形成部门负责人和行政主要负责同志审批。涉及涉密档案的，按保密相关规定办理。
第二十八条 档案室提供利用重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，经档案管理部门负责人批准。
加盖档案室印章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十九条 档案室是学校出具档案证明的唯一机构。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案室应当无偿和优先提供。
第三十条 寄存在档案室的档案，归寄存者所有。档案室如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十一条 档案室积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请党委主要负责同志批准。
第三十二条 档案室积极开展多种形式的档案宣传工作。有条件时，可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章 条件保障
第三十三条 学校将档案工作所需经费列入年度预算，保证档案工作的需求。
第三十四条 学校为档案室提供专用、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的，按照《档案馆建设标准》（建标103—2008）要求及时进行改扩建或者新建。
存放涉密档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等的必要设施。
第三十五条 学校设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字化档案室建设，保障档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第三十六条 学校对在档案工作中做出贡献的集体和个人，给予表彰奖励：
（一）在档案收集、整理、利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要、珍贵档案捐赠给档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十七条 有下列行为之一的，对相关责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）擅自销毁档案的；
（二）玩忽职守，造成档案损坏、丢失的；
（三）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（四）涂改、伪造档案的；
（五）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（六）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（七）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第三十八条 本办法适用于学校全体教职工和各部门、二级学院。
第三十九条 本办法自印发之日起执行，由学校档案管理部门负责解释。原学校《档案管理办法》（渝商职院发〔2019〕89号）同时废止。
附件：1.档案归档范围及保管期限表
2.未开放档案借阅审批表
